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So können Universitäten & weitere Hochschulen von innovativen KI-Chatbots profitieren
Universitäten und andere Hochschulen sind Orte, an denen es darum geht, etwas zu lernen. Das ist nicht nur auf fachliche Bereiche, sondern in ebenso auch auf allgemeine Themengebiete zutreffend. Fragen zu Organisation, Anmeldungsverfahren und Prüfungen sind somit an der Tagesordnung. Viele dieser Fragen unterschiedlicher Studenten sind sich sehr ähnlich und weitere im Prinzip exakt dieselben.
Doch so einfach die meisten dieser Fragen auch zu beantworten sind, kostet es trotzdem viele Ressourcen, dies zu bewerkstelligen. Das hat ganz einfach mit der schieren Masse an Anfragen im universitären Alltag zu tun. Denn sei es über Mail, Telefon oder persönlichen Kontakt: Die Beantwortung der Fragen von Studenten und teilweise auch Mitarbeitern sowie Bewerbern und anderen Personen kostet einiges an Zeit und somit Aufwand.
Es gilt also in Zukunft, Lösungen zu finden, mit welchen die Ressourcen der Mitarbeiter von Hochschulen besser und vor allem effizienter eingesetzt werden können. Eine derartige Lösung kann beispielsweise durch moderne Chatbots bereitgestellt werden, die hervorragend dafür geeignet sind, monotone Fragen zu beantworten und auch bei komplizierteren Anliegen tolle Unterstützung bieten können.
Warum das so ist und welche konkreten Vorteile Chatbots für Universitäten und andere Hochschulen haben können, erfahren Sie im Folgenden hier bei uns.
Wie genau funktioniert ein Chatbot für Hochschulen überhaupt?
Ein moderner AI Chatbot ist überall dort sinnvoll, wo wiederholt ähnliche und möglichst einfach zu beantwortende allgemeine Fragen gestellt werden. Es gibt viele Branchen und Sektoren, auf welche das zutreffend ist – Hochschulen sind mit Sicherheit einer davon.
Das reicht von Interessensanfragen seitens Bewerber über das Studienangebot und NC Voraussetzungen über Fragen von bestehenden Studenten zu Fristen und Terminen sowie organisatorischen Angelegenheiten bis hin zu universitären Mitarbeitern, die sich über diverse Anliegen des universitären Alltags informieren wollen.
Hochschulen stellen somit eine hervorragende Umgebung dar, in der Chatbots mit maximaler Effizienz verwendet werden können. Die Implementation auf den Online-Plattformen von Hochschulen ist dabei enorm einfach und kann beispielsweise mithilfe einer Chatbot Agentur oder auch selbstständig durch qualifizierte Mitarbeiter durchgeführt werden.
Je nachdem, wie fortgeschritten Hochschulen die Integrierung eines Chatbots in deren Kommunikationsprozesse gestalten wollen, bieten sich mehrere unterschiedliche Chatbot-Typen an, die differente Fähigkeiten haben und auch in anderen Preisgebieten angesiedelt sind: Das sind in erster Linie Script-Chatbots, Hybrid-Bots und NLU-Chatbots.
Während Bewerber, Studenten und Mitarbeiter beim sogenannten Script-Chatbots lediglich vordefinierte FAQ-Fragen anklicken und anschließend eine bereits festgelegte Antwort erhalten, können bei Hybrid-Bots bereits Fragen in natürlicher Sprache gestellt werden, die dann durch das Erkennen von Keywords mit passenden Antworten verbunden werden. Wirkliche Künstliche Intelligenz stellen NLU-Chatbots dar, die zu 100 % in natürlicher Sprache kommunizieren, aus Erfahrungen lernen und daraus resultierendes Wissen zukünftig bei weiteren Interaktionen anwenden.
Interessant für Hochschulen sind in erster Linie die ersten beiden Varianten, die ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis haben und den Großteil der Anfragen von Studenten und anderen Interessierten bereits abdecken können. NLU-Chatbots hingegen sind eher empfehlenswert für universitäre Einrichtungen mit signifikantem Budget und besonders hohen Ansprüchen an die Kommunikationsinfrastruktur.
Im Endeffekt gibt es für so gut wie alle Ansprüche geeignete Chatbots für Hochschulen und wenn das nicht zutreffend sein sollte, kann man sich noch immer einen Chatbot programmieren lassen. Diese Dienstleistung wird beispielsweise von darauf spezialisierten Chatbot Agenturen angeboten. So können auch Hochschulen einfach und schnell einen innovativen Chatbot ganz nach ihren individuellen Vorstellungen erhalten.
Das sind 10 konkrete Vorteile von AI Chatbots für Hochschulen
Chatbots haben für Universitäten und andere Hochschulen vielzählige Vorteile, die im Weiteren etwas näher beleuchtet werden.
1. Chatbots können auch für informative Angelegenheiten verwendet werden
Während Chatbots in erster Linie für die Beantwortung von Fragen genutzt werden, können Hochschulen damit auch Informationen an Besucher von deren Online-Plattformen weiterleiten. So beispielsweise, indem sich der Chatbot direkt beim Betreten der Webseite öffnet und über zukünftige Veranstaltungen, Fristen und Prüfungen informiert. Das Ganze kann mittels der Konten von Studenten auch individualisiert werden, sodass spezifische Informationen für einzelne Studiengänge oder sogar einzelne Personen weitergeleitet werden.
Die diesbezüglichen Möglichkeiten sind sehr vielseitig. Je nach Budget und Anforderungen können Chatbots so gestaltet werden, dass diese ein vollumfängliches Kommunikationsmedium darstellen.
2. Die Ressourcen einzelner Mitarbeiter können durch Chatbots effizienter eingesetzt werden
Die Beantwortung von studentischen Anfragen per Mail, Telefon und im persönlichen Kontakt kostet sehr viel Zeit, die mit Chatbots für andere Tätigkeiten verwendet werden kann. Denn wenn erstmal ein Chatbot online die Beantwortung der häufigsten Fragen übernimmt, können sich Mitarbeiter auf wirklich individuelle Anliegen von Studenten sowie andere Aufgabenbereiche konzentrieren. Das verbessert natürlich die Effizienz ihrer Arbeit und trägt dazu bei, dass insgesamt mehr Fortschritte gemacht werden können.
3. Hochschulen sind durch Chatbots 24/7 erreichbar
Jeder kennt es: Die Öffnungszeiten von universitären Einrichtungen sind oftmals sehr unterschiedlich und je nach Ressourcen sind diese nur wenige Stunden pro Tag oder sogar Woche erreichbar. Dieses Problem wird mit modernen Chatbots obsolet. Denn diese sind 24/7 verfügbar und können daher beispielsweise auch nachts kontaktiert werden, um zeitnah eine Antwort auf eine wichtige Frage zu erhalten. Gerade bei Studenten soll nächtliches Lernen und Hausarbeiten erledigen schließlich schonmal vorkommen. Ein Chatbot kann in diesen Situationen sofortige Antworten bieten, die nicht an Öffnungszeiten gebunden sind. Das alleine ist bereits ein enormes Argument für moderne Chatbots.
4. Studenten bekommen durch Chatbots sofortige Antworten
Auch Wartezeiten sind bei herkömmlichen Kommunikationsangeboten für Studenten meisten vollkommen normal - sei es bei Anrufen, Mails und auch persönlichem Kontakt. Dieses Problem kann mit Chatbots hervorragend gelöst werden: Denn diese antworten immer sofort und tragen somit dazu bei, dass Studenten Informationen schneller, effizienter und zuverlässiger bekommen.
Ein sehr wichtiger Aspekt, da viele dieser Informationen obligatorisch sind, um weitere Schritte im Studium bestmöglich planen und durchführen zu können.
5. Mit Chatbots können Hochschulen enorm kosteneffizient agieren
Chatbots sind zumeist eine einmalige Anschaffung, welche insbesondere langfristig auch kostentechnisch enorm effizient ist. Denn auf diese Art und Weise können Mitarbeiter entweder eingespart werden oder auch andere Tätigkeiten erledigen, sodass insgesamt mehr Fortschritte erzielt werden können. Das entlastet das Budget von Hochschulen und kann einen wichtigen Bestandteil einer Effizienz-optimierten Strategie darstellen.
6. Chatbots können Hochschulen individueller machen
Chatbots müssen nicht nur generisch gestaltet sein: Sie können auch zu Maskottchen für Hochschulen werden oder bereits bestehende Maskottchen abbilden und individuelle Avatare mit eigenen Persönlichkeiten bekommen. So können Hochschulen ihre Bekanntheit erhöhen, Identität besser zur Geltung bringen und den Chatbot in eine umfassende Marketing-Strategie inkludieren, in welcher das Maskottchen eine zentrale Position einnehmen kann.
7. Das Aufkommen an Studenten vor Ort wird geringer
Viele Studenten tendieren dazu, persönlich vorstellig zu werden, sollte der Kontakt per Mail und Telefon nicht zeitnah genug eine zufriedenstellende Antwort erbringen. Das Resultat sind längere Wartezeiten vor Ort, viele davon für einfache und oft vorkommende Fragen. Das erhöht natürlich auch die Wartezeiten für Studenten mit wirklich individuellen Anliegen und sorgt dafür, dass Mitarbeiter auch vor Ort mehr Stress haben. Ein Chatbot kann hier dazu beitragen, dass Studenten bereits beim Erstkontakt auf der Webseite direkte und klare Antworten bekommen und der Kontakt vor Ort in erster Linie durch Studenten stattfindet, deren Anliegen tatsächlich persönliche Beratung erfordern.
8. Hochschulen verbessern durch Chatbots ihr Image
Chatbots sind modern, innovativ und bisher nicht Standard bei Hochschulen in Deutschland und anderen Ländern. Genau deswegen lässt sich auch das Image einer Hochschule durch einen Chatbot hervorragend verbessern, indem diese technologisch fortgeschritten wirkt und auf diese Art und Weise mehr Aufmerksamkeit auf sich zieht.
So können sich Hochschulen hervorragend von anderen Wettbewerbern abheben und sich als moderne Bildungsinstitution porträtieren.
9. Chatbots können für professionelle Analysen genutzt werden
Je nach Chatbot bieten sich auch vielzählige Analysemöglichkeiten an, mit denen Daten, Zahlen und Fakten zu diversen Parametern ausgewertet werden können. So etwa die Anzahl der stattfindenden Chats, deren Dauer sowie Bewertungen und auch mehr Details über die am häufigsten gestellten Fragen und die Zeiten, zu denen die meisten Anfragen stattfinden.
Diese und viele weitere Daten können anschließend verwendet werden, um den Chatbot sowie das gesamte Programm der Universität anzupassen und so zu gestalten, dass die bestmögliche Zufriedenheit von Bewerbern und Studenten erreicht werden kann.
10. Chatbots können flexibel und ortsunabhängig kontaktiert werden
Hochschulen können mit einem Chatbot dazu beitragen, dass noch mehr Leute sich diverse Informationen über Aufnahmebedingungen, Organisation und Prüfungen sowie viele weitere Bereiche einholen können. So etwa ausländische Bewerber sowie aktuelle Studenten, die gerade Urlaub machen und sich in anderen Zeitzonen befinden. Die Öffnungszeiten sind mit einem Chatbot irrelevant. Das erhöht natürlich auch die Zugangsmöglichkeiten für Personen rund um die Welt, die an Informationen zu einer Hochschule interessiert sind.
Wie Sie also sehen können, haben Chatbots für Universitäten und andere Hochschulen vielseitige Vorteile, die eine große Aufwertung von deren Kommunikationsstrukturen bedeuten können.
Hochschulen und moderne Chatbots: Das Fazit
Moderne AI Chatbots stellen eine hervorragende Chance für Hochschulen dar, um effizienter zu kommunizieren und Bewerbern sowie Studenten somit eine bessere Gesamterfahrung zu bieten. Durch die konstante Erreichbarkeit, die Entlastung von Mitarbeitern sowie auch die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten von Chatbots und vielen weiteren Vorteilen können Kommunikationsprozesse verbessert werden und Hochschulen so auch ein moderneres und attraktiveres Image erreichen. Das macht eine Universität natürlich auch für viele Studenten und Professoren deutlich attraktiver.
Da Chatbots für Hochschulen nur positive Veränderungen mit sich bringen und noch dazu äußerst einfach und unkompliziert implementiert werden können, sollten diese fortschrittliche Technologie in Zukunft alle Hochschulen auf deren Webseiten verwenden. Denn auf diese Art und Weise kann sichergestellt werden, dass Informationen in der heutigen Welt stets direkt, genau und zuverlässig an ihrem Ziel ankommen.
